Vaga – Diretor Adjunto de Operações

CONTEXTO

A Ipas Moçambique é uma organização não governamental, sem fins lucrativos, que opera em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia, Niassa e Cabo Delgado. A Ipas trabalha em parceria com o governo, ONGs e parceiros comunitários para fortalecer a Saúde e os Direitos Sexuais e Reprodutivos, incluindo a conscientização e o acesso a métodos contraceptivos, serviços de aborto seguro e atendimento à violência de gênero. A Ipas Moçambique é membro da Rede Global de Impacto da Ipas e opera como uma filial da Ipas EUA.

Responsabilidades

Resumo:  O Diretor Adjunto de Operações é responsável por supervisionar e implementar programas em alinhamento com os planos de trabalho do projeto, orçamentos, compromissos de doadores e políticas e procedimentos do Ipas. O Diretor Adjunto de Operações trabalha em estreita colaboração com a equipe de Programas para garantir uma implementação sólida do projeto, atividades de qualidade, relatórios de dados e aquisição eficiente para apoiar a implementação do projeto. O Diretor Adjunto de Operações traz um profundo conhecimento da administração e implementação do projeto. Ele/ela apoia e supervisiona as equipes provinciais, que conduzem atividades do projeto, atualmente em Maputo, Nampula, Zambézia, Niassa, Cabo Delgado e Sofala. O Diretor Adjunto de Operações garante que a implementação do projeto esteja em conformidade com as políticas organizacionais, os requisitos dos doadores e os requisitos legais do país, e garante uma boa administração de todo o financiamento do Ipas. O Diretor Adjunto de Operações se reporta ao Diretor do País e atua como membro da equipe de liderança sênior do Ipas Moçambique.

Implementação do Projeto

• Liderar o planejamento operacional e a implementação para garantir que as atividades do projeto sejam executadas em alinhamento com os planos de trabalho, cronogramas e entregas aprovados.
• Fornecer orientação e supervisão de apoio a todos os líderes de equipe provinciais, para garantir a implementação do projeto em tempo hábil e de qualidade, alinhada aos planos de trabalho e orçamentos aprovados.
• Desenvolver a capacidade das equipes provinciais por meio de orientação, treinamento e feedback regular de desempenho e promover uma cultura de responsabilidade, melhoria contínua e colaboração dentro das equipes provinciais.
• Garantir uma comunicação e coordenação eficazes entre o escritório nacional e as equipas provinciais, e entre as equipas do Ipas Moçambique
• Fornecer informações precisas e oportunas aos programas e equipes de M&E para garantir um monitoramento robusto do projeto.
• Em estreita colaboração com as equipes do Programa e Técnica, monitore de perto o progresso da implementação do projeto e aborde proativamente atrasos e desafios operacionais conforme eles surgirem, garantindo assim a obtenção dos resultados prometidos.
• Garantir a conformidade com políticas e SOPs, eficiência operacional e boa relação custo-benefício em toda a implementação do projeto.
• Participe de reuniões mensais/trimestrais de revisão e planejamento do programa, contribuindo com insights operacionais para fortalecer o desempenho.
• Garantir relatórios precisos e oportunos de todos os dados financeiros e do projeto, conforme os processos do Ipas Moçambique; Trabalhar em estreita colaboração com as equipes de Finanças e Programas para garantir o compartilhamento e o uso robustos de todos os dados do projeto.
• Defender e promover os princípios e práticas éticas alinhados aos valores da organização.
• Apoiar o Diretor do País na representação do Ipas Moçambique junto ao governo, doadores e ONGs parceiras, conforme necessário.

Compras e Logística

• Trabalhe com a equipe do Programa para preparar o plano anual de aquisições.
• Liderar a implementação do plano anual de aquisições, revisando quaisquer mudanças ou desafios necessários com os Programas e outras equipes.
• Supervisionar todos os processos de aquisição para garantir qualidade, pontualidade, custo-benefício e conformidade com as políticas do Ipas e os termos e condições dos doadores.
• Garantir que o Ipas Moçambique tenha políticas e orientações claras sobre aquisição e logística e garantir a conformidade, especialmente no nível da equipe provincial.
• Garantir que todos os fornecedores de serviços ou bens atendam às expectativas de desempenho e entrega e ofereçam boa relação custo-benefício.
• Trabalhar em estreita colaboração com a equipe de Administração para fortalecer os sistemas e processos internos de registro, monitoramento de marcação e manutenção de todos os ativos institucionais, com foco nos ativos da equipe provincial.

Contratos e Subsídios

• Supervisionar a gestão de subvenções e contratos relacionados a projetos, incluindo due diligence, orçamento, monitoramento de implementação e relatórios.
• Garantir que todos os contratantes e beneficiários atendam às expectativas de desempenho e entrega e ofereçam boa relação custo-benefício.
• Garantir que os processos de contratação e concessão estejam em conformidade com os requisitos do Ipas, doadores e do governo nacional.
• Garantir que o Ipas Moçambique tenha políticas e orientações claras de aquisição e logística e garantir a conformidade, especialmente com as equipes provinciais.
• Fornecer supervisão e suporte à capacitação de contratantes e beneficiários, para garantir seu forte desempenho, relatórios e conformidade.
• Coordenar visitas regulares de monitoramento e revisão de campo aos subvencionados para avaliar o desempenho, a conformidade e as necessidades de suporte.

Salvaguarda e Gestão de Riscos

• Garantir a implementação de todas as políticas de segurança, proteção e salvaguarda dos Ipas e dos doadores para garantir um ambiente seguro para todos os funcionários, beneficiários e outras partes interessadas envolvidas nos projetos, com foco nas Equipes Provinciais.
• Garantir que os princípios de igualdade de gênero, direitos humanos e ética profissional sejam aplicados em todas as operações.
• Contribuir para a manutenção e implementação do plano de gestão de riscos do Ipas Moçambique, que inclui a identificação de riscos e medidas para sua mitigação; Monitorar riscos e desenvolver e atualizar regularmente planos de mitigação, conforme necessário.
• Coordenar ou liderar planos de resposta a emergências conforme necessário, especialmente com equipes provinciais.
• Liderar ou dar suporte a auditorias internas e externas relacionadas a operações de projetos, aquisições e conformidade com subsídios.

Qualificações e experiência necessárias

• Bacharelado em administração de empresas/gerenciamento de projetos, logística, finanças ou áreas relacionadas, ou experiência equivalente
• Mínimo de 10 anos de experiência relevante e progressivamente responsável em operações de programas, de preferência em ONGs internacionais.
• Forte compromisso com os direitos humanos, a igualdade de gênero e a justiça reprodutiva, especialmente o acesso ao aborto.
• Experiência comprovada e sucesso em aquisições, gestão de contratos, logística e conformidade em projetos de larga escala financiados por doadores.
• Experiência em gerenciamento de subvenções, contratos e parcerias com organizações locais.
• Capacidade comprovada de liderar e orientar equipes geograficamente dispersas.
• Conhecimento profundo do contexto programático, cultural e legal de Moçambique.
• Excelentes habilidades de comunicação, negociação, resolução de problemas e liderança.
• Fluência em português necessária, fluência em inglês preferencial
• Disponibilidade para viagens, com até 35% de viagens nacionais. Viagens internacionais ocasionais podem ser necessárias.

Ambiente de trabalho

• Capacidade de viajar até 35% nacionalmente e até 10% regionalmente ou internacionalmente
• Capacidade de trabalhar em um ambiente de escritório típico, com a necessidade de ficar sentado ou em pé por longos períodos.

Candidate-se a esta vaga: